Yrityksen odotustilaan valittu lehtitilaus kertoo asiakkaalle enemmän kuin moni huomaakaan – se joko tukee ammattimaista vaikutelmaa tai paljastaa, ettei kukaan ole ajatellut asiaa vuosiin. Moni yrittäjä ja toimistovastaava pohtii samaa kysymystä: mitä lehtiä kannattaisi tilata vastaanottoon tai odotustilaan, ja millä tilaustavalla se hoituu ilman ylimääräistä säätöä.
Miksi odotustilan lehtivalikoima kannattaa miettiä tarkkaan
Odotustila on usein ensimmäinen paikka, jossa asiakas tai potilas viettää aikaa yksin ilman henkilökunnan huomiota. Vanhat, revenneet tai vuosia vanhat lehdet viestivät huolimattomuudesta, vaikka muu palvelu olisi kunnossa.
Toimiva lehtivalikoima taas antaa odottamiselle tarkoituksen ja rauhoittaa tilannetta – tämä pätee niin lääkärivastaanotoilla, autoliikkeissä kuin parturi-kampaamoissakin. Ajantasainen lehtitarjous ei myöskään ole iso kuluerä suhteessa siihen, millaisen mielikuvan se yrityksestä antaa.
Millaiset lehdet sopivat erilaisiin odotustiloihin
Kohderyhmä ratkaisee valinnan enemmän kuin oma maku. Yleislääkärin vastaanotolla toimivat laajasti eri-ikäisille sopivat yleisaikakauslehdet, kun taas lastenlääkärin tai hammaslääkärin odotustilassa lasten lehdet ovat lähes pakollisia.
Muutamia toimivia yhdistelmiä eri toimialoille:
Terveyspalvelut ja hyvinvointialan yritykset hyötyvät kevyistä yleisaikakauslehdistä sekä yhdestä terveysaiheisesta julkaisusta. Autoliikkeissä ja korjaamoissa harrasteaiheiset ja ajankohtaislehdet toimivat hyvin. Talous- ja lakialan toimistoissa asiakas arvostaa asiapitoisempaa luettavaa, kuten talouslehteä. Lastenlääkärit, neuvolat ja perhepalvelut tarvitsevat aina myös lasten ja nuorten lehtiä.
Käytännössä toimivin ratkaisu on yhdistää 2–4 erityyppistä lehteä: yksi kevyt yleislehti, yksi ajankohtaislehti, yksi alakohtainen erikoislehti ja tarvittaessa yksi lastenlehti. Näin odotustila palvelee useampaa asiakasryhmää samanaikaisesti eikä yksipuolinen valikoima jää harmittamaan.
Kestotilaus vai määräaikaistilaus yrityskäyttöön
Yksi yleisimmistä virheistä on tilata odotustilan lehdet samalla logiikalla kuin kotiin – eli valita ensimmäinen näkyvä tarjous miettimättä tilausmuotoa. Yritykselle kestotilaus on usein järkevämpi, koska lehden pitää olla jatkuvasti tuoreena saatavilla ilman, että kukaan muistaa uusia tilausta manuaalisesti.
Määräaikaistilaus taas sopii tilanteisiin, joissa halutaan ensin testata, luetaanko tiettyä lehteä ylipäätään odotustilassa. Kolmen tai kuuden kuukauden koejakso paljastaa nopeasti, kannattaako tilausta jatkaa vai vaihtaa lehteä toiseen. Aihetta on käsitelty tarkemmin artikkelissa kestotilaus vai määräaikaistilaus – kumpi kannattaa valita.
Yrityksen kannalta kannattaa myös huomioida, että moni kestotilaus sisältää yritysasiakkaille suunnatun laskutustavan, jolloin lasku kulkee suoraan kirjanpitoon ilman että kukaan maksaa tilausta henkilökohtaisella kortilla.
Näin tilaat lehden yrityksen odotustilaan – vaihe vaiheelta
1. Kartoita odotustilan asiakaskunta: ikäjakauma, asiointisyy ja keskimääräinen odotusaika. Lyhyt, alle viiden minuutin odotus ei vaadi paksua aikakauslehteä – riittää kevyt selailtava.
2. Valitse 2–4 lehteä eri kategorioista sen sijaan, että tilaisit monta samantyyppistä lehteä.
3. Vertaile tilaustapoja ja hintoja ennen päätöstä. Sama lehti voi maksaa selvästi eri summan riippuen tilausjaksosta ja kampanjasta – katso vinkit artikkelista näin löydät edullisimman lehtitarjouksen verkosta.
4. Päätä kestotilauksen ja määräaikaistilauksen väliltä sen mukaan, halutaanko lehti pysyvästi vai kokeilujaksolle.
5. Merkitse tilauksen laskutus- ja toimitusosoitteeksi yrityksen osoite, ei yksityishenkilön nimeä, jotta lasku ja mahdollinen reklamaatio kulkevat oikealle vastuuhenkilölle.
6. Sovi sisäisesti, kuka vastaa lehtien vaihdosta odotustilassa ja vanhojen numeroiden poistosta – tämä unohtuu yllättävän usein, vaikka tilaus itsessään toimisi moitteetta.
Lehtipaketti vai yksittäiset tilaukset – kumpi kannattaa yritykselle
Monelle yritykselle useamman lehden lehtipaketti on yksittäisiä tilauksia kätevämpi, koska laskutus ja toimitus hoituvat yhdellä sopimuksella monen lehden sijaan. Tämä säästää erityisesti aikaa, kun vastuuhenkilö ei joudu seuraamaan montaa erillistä tilausta ja niiden uusimispäivää.
Yksittäiset tilaukset taas antavat enemmän joustoa, jos odotustilaan halutaan hyvin erityyppisiä lehtiä eri kohderyhmille eikä valmis paketti vastaa tarvetta. Lehtipakettien hyötyjä ja rajoituksia on avattu tarkemmin artikkelissa lehtipakettien vertailu – säästä tilaamalla useampi lehti.
Yleisiä virheitä odotustilan lehtitilauksissa
Yleinen väärinkäsitys on, että odotustilaan riittää mikä tahansa lehti kunhan se on ilmainen tai edullinen. Todellisuudessa väärä lehtivalikoima voi jäädä kokonaan lukematta, jolloin tilaus on puhdasta hukkaa riippumatta hinnasta.
Toinen tyypillinen virhe on unohtaa tilauksen uusiutuminen ja irtisanomisen määräajat, jolloin lehti jatkuu automaattisesti vaikka tarve olisi muuttunut. Kannattaa tarkistaa etukäteen, miten lehtitilauksen tilaajaetuja ja tilausehtoja voi hyödyntää myös yrityskäytössä, sillä osa eduista on suunnattu vain yksityisasiakkaille.
Kolmas virhe on tilata liian monta samantyyppistä lehteä esimerkiksi yhden tarjouksen houkuttelemana, jolloin odotustilan pöydällä on viisi eri naistenlehteä mutta ei yhtään muuta vaihtoehtoa. Monipuolisuus palvelee laajempaa asiakaskuntaa kuin määrä.
Usein kysyttyä lehtitilauksesta yrityksen odotustilaan
Voiko yritys tilata lehden eri osoitteeseen kuin laskutusosoite?
Kyllä, useimmat kustantajat mahdollistavat sen, että lehti toimitetaan odotustilan tai toimipisteen osoitteeseen, vaikka lasku menisi yrityksen kirjanpito-osoitteeseen. Tämä kannattaa mainita tilausta tehdessä erikseen.
Kannattaako odotustilaan tilata digilehti painetun sijaan?
Odotustilassa painettu lehti on yleensä käytännöllisempi, koska sitä voi selata ilman laitetta tai kirjautumista. Digilehti sopii paremmin tilanteisiin, joissa odotustilassa on jo valmiiksi tabletti tai näyttö asiakkaiden käytössä.
Miten lehtitilaus perutaan, jos odotustilan tarpeet muuttuvat?
Peruminen tapahtuu samalla tavalla kuin yksityistilauksissakin, eli kustantajan ohjeiden mukaisesti ja irtisanomisaikaa noudattaen. Käytännön ohjeet eri kustantajille löytyvät artikkelista miten perua lehtitilaus – ohjeet eri kustantajille.
Kun lehtivalikoima suunnitellaan asiakaskunnan ja tilaustavan mukaan eikä sattumanvaraisesti, odotustila alkaa palvella tarkoitustaan aivan eri tavalla. Pieni etukäteissuunnittelu tilausmuodon ja lehtivalinnan suhteen säästää sekä aikaa että turhia kustannuksia pitkällä aikavälillä.